Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.

A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05 que instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Consulte a legislação no Portal da NF-e.

Vantagens da NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.

Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:

       Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via;

       Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;

       Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;

       GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;

       Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;

       Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a NF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;

       Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação “empresa - à - empresa”). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.

Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:

       Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;

       Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;

       Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;

       GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

       Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.

Benefícios para a Sociedade:

       Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;

       Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;

       Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

       Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.

Benefícios para os Contabilistas:

       Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;

       GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

       Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

Benefícios para o Fisco:

       Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

       Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

       Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

       Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;

       GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

       Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

Registro Empregados

Em todas as atividades, o empregador é obrigado a efetuar o registro de seus empregados antes do início da prestação dos serviços. Além das anotações na carteira de trabalho, deve também fazer as anotações no livro ou nas fichas próprias de registro de empregados ou ainda por sistema eletrônico.
A obrigatoriedade do registro deve ser observada em relação a todos os empregados, sejam eles urbanos, rurais, aposentados que retornam à atividade, menores de 18 anos de idade e maiores de 16, estrangeiros etc.
Os documentos relativos ao registro de empregados devem estar sempre atualizados e numerados sequencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações neles contidas